Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is het registreren, bewaken en optimaliseren van de goederen die een bedrijf op voorraad heeft. Het doel is om voldoende producten beschikbaar te hebben voor productie of levering, zonder onnodig grote voorraden aan te houden. Goed voorraadbeheer geeft inzicht in welke producten beschikbaar zijn, hoeveel ervan op voorraad liggen en waar deze goederen zich bevinden. Daarnaast helpt het om te bepalen wanneer nieuwe voorraad nodig is. Zo voorkom je zowel voorraadtekorten als onnodige overschotten. Binnen de logistiek hangt voorraadbeheer nauw samen met opslag, orderverwerking, transport en distributie. Een verandering in de voorraad heeft daardoor vaak direct invloed op andere logistieke processen.

Wat is het doel van voorraadbeheer?

Het belangrijkste doel van voorraadbeheer is de juiste balans vinden tussen productbeschikbaarheid en voorraadkosten. Te weinig voorraad kan leiden tot gemiste orders, productieproblemen of leververtragingen. Te veel voorraad neemt juist opslagruimte en werkkapitaal in beslag en vergroot bij bepaalde producten het risico op derving. Goed voorraadbeheer helpt daarom om:

• Voldoende producten beschikbaar te houden


• Voorraadtekorten en overschotten te beperken


• Opslagruimte efficiënter te gebruiken


• Voorraadkosten en kapitaalbeslag te beheersen


• Derving en veroudering van producten te verminderen


• Productie, warehousing en distributie beter op elkaar af te stemmen

Wat is belangrijk bij goed voorraadbeheer?

Betrouwbare voorraadgegevens vormen de basis. Wanneer het systeem aangeeft dat een product aanwezig is terwijl het fysiek ontbreekt, kunnen orders niet volgens planning worden uitgevoerd. Voorraadnauwkeurigheid is daarom minstens zo belangrijk als de hoeveelheid voorraad. Ook de locatie van goederen moet bekend zijn. Een product kan wel op voorraad zijn, maar wanneer medewerkers niet weten waar het ligt, kost het extra tijd om een order te verwerken. Daarnaast zijn onder meer levertijden en vraagvoorspellingen belangrijk. Heeft een leverancier een lange levertijd? Dan kan eerder aanvullen noodzakelijk zijn. Wisselt de vraag sterk door promoties of seizoenen? Dan moet het voorraadniveau daarop kunnen meebewegen. Bij houdbare en bederfelijke producten speelt bovendien de resterende houdbaarheid een belangrijke rol. Door goederen in de juiste volgorde uit te leveren, kan derving worden beperkt.

Hoe werkt voorraadbeheer in de praktijk?

Voorraadbeheer begint wanneer goederen worden ontvangen en geregistreerd. Vervolgens wordt vastgelegd waar de producten worden opgeslagen en verandert de voorraadregistratie telkens wanneer goederen worden verplaatst, verzameld of verzonden. Door deze voorraadbewegingen continu bij te houden, blijft zichtbaar welke producten beschikbaar zijn en waar ze zich bevinden. De voorraadgegevens worden daarnaast gebruikt om te bepalen wanneer nieuwe goederen nodig zijn. Daarbij spelen onder andere historische vraag, levertijden, geplande acties en seizoensinvloeden een rol. Bij producten met specifieke eisen kunnen ook gegevens zoals batchnummers en houdbaarheidsdata worden geregistreerd. Zo ondersteunt voorraadbeheer niet alleen de beschikbaarheid van producten, maar ook traceerbaarheid en een efficiënte uitlevering.

Welke methoden voor voorraadbeheer zijn er?

Er bestaan verschillende manieren om voorraad te organiseren en uit te leveren. Welke methode geschikt is, hangt af van het product, de omloopsnelheid, houdbaarheid en de voorspelbaarheid van de vraag.

FIFO: First In, First Out

Bij FIFO worden goederen die als eerste zijn binnengekomen ook als eerste uitgeleverd. Deze methode helpt voorkomen dat oudere voorraad onnodig lang blijft liggen. FIFO is vooral geschikt voor producten waarbij de volgorde van binnenkomst belangrijk is, maar waarbij de houdbaarheidsdatum niet per se leidend is.

FEFO: First Expired, First Out

Bij FEFO worden producten met de kortste resterende houdbaarheid als eerste uitgeleverd. De vervaldatum is dus belangrijker dan het moment waarop een product is binnengekomen. FEFO is vooral relevant voor levensmiddelen, dranken en andere producten met een beperkte houdbaarheid. Door deze methode goed toe te passen, verklein je het risico op derving.

Just in time (JIT)

Just in time draait om het zo goed mogelijk afstemmen van voorraad op productie of vraag. Goederen komen pas binnen wanneer ze nodig zijn. Hierdoor kan minder voorraad nodig zijn en blijft minder kapitaal in voorraad vastzitten. Daar staat tegenover dat JIT sterk afhankelijk is van betrouwbare leveranciers, goede planning en voorspelbare goederenstromen.

Veiligheidsvoorraad

Een veiligheidsvoorraad is een extra hoeveelheid voorraad die wordt aangehouden om onverwachte situaties op te vangen. Denk aan plotselinge vraag, een vertraagde levering of een tijdelijke verstoring in de supply chain. Hoe groot de veiligheidsvoorraad moet zijn, hangt onder meer af van de vraag, levertijd en gewenste leverbetrouwbaarheid.

Bestelpunt

Een bestelpunt geeft aan wanneer nieuwe voorraad moet worden aangevuld. Zodra de voorraad onder een bepaald niveau komt, ontstaat een signaal om bij te bestellen. Bij het bepalen van het juiste bestelpunt spelen onder andere de gemiddelde vraag, levertijd en veiligheidsvoorraad een rol.

Welke tools helpen bij voorraadbeheer in de logistiek?

Digitale systemen maken het mogelijk om grote aantallen producten en voorraadbewegingen nauwkeurig te registreren. Een belangrijke tool hiervoor is een Warehouse Management System, oftewel WMS. Een WMS-systeem registreert bijvoorbeeld welke goederen binnenkomen, waar ze worden opgeslagen en wanneer ze worden verplaatst of verzonden. Na een voorraadbeweging wordt de voorraad bijgewerkt. Daardoor blijft zichtbaar welke artikelen aanwezig zijn en waar ze liggen. Een WMS kan daarnaast informatie vastleggen over onder andere batches en houdbaarheidsdata. Ook ERP-systemen, barcodescanners en dashboards kunnen een rol spelen. Door systemen met elkaar te verbinden ontstaat een actueler beeld van voorraad, orders en verwachte goederenstromen. Dat helpt om sneller afwijkingen te herkennen en beter vooruit te plannen.

Wat zijn de voordelen van goed voorraadbeheer?

Goed voorraadbeheer zorgt in de eerste plaats voor meer grip op de goederenstroom. Je weet beter welke producten beschikbaar zijn, waar ze liggen en wanneer nieuwe voorraad nodig is. Dat heeft ook gevolgen voor andere logistieke processen. Betrouwbare voorraadgegevens maken het makkelijker om orders te plannen, warehousecapaciteit te benutten en transport op de verwachte volumes af te stemmen. Hierdoor kunnen voorraadbeheer, warehousing en distributie beter als één proces functioneren. Daarnaast helpt voorraadbeheer om onnodige voorraadkosten te voorkomen. Wanneer duidelijk is hoeveel voorraad daadwerkelijk nodig is, hoeft minder capaciteit te worden vastgelegd voor producten die weinig bewegen. Tegelijkertijd verklein je het risico dat belangrijke producten onverwacht niet beschikbaar zijn.

Voorraadbeheer als onderdeel van de supply chain

Voorraadbeheer staat niet op zichzelf. Inkoop, productie, warehousing, orderverwerking en transport zijn allemaal afhankelijk van betrouwbare informatie over beschikbare en verwachte voorraad. Goed voorraadbeheer is daarmee een belangrijk onderdeel van de supply chain. Daarom begint goed voorraadbeheer met actuele gegevens en met goede afstemming tussen de verschillende schakels. Door voorraad, vraag en goederenstromen gezamenlijk te bekijken, kan een bedrijf eerder bijsturen en de leverbetrouwbaarheid verbeteren zonder automatisch meer voorraad aan te houden.